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제1조(목적)

본 지침은 대구광역시 서구청의 행정전화 녹취시스템의 효율적인 운영 및 관리에 필요한 사항을 명시함으로써 민원인과의 분쟁(폭언, 사실관계 확인 등)을 해결하고 녹취정보의 부정사용을 방지하고자 한다.

제2조(용어의 정의)

1. 1"녹취시스템"이란 행정전화(행정 업무망을 통해 음성신호를 주고받는 기기를 말한다)로 당사자 간의 대화를 녹음할 수 있는 정보통신장비를 말한다.
2. 2"당사자"란 행정전화를 매개로 한 송신인 및 수신인을 말한다.
3. 3"녹취정보"란 당사자 간의 통화내용이 녹음된 파일을 말한다.
4. 4"관리부서"란 행정전화 녹취시스템을 운영·관리하는 부서를 말한다.
5. 5"통화내역"이란 통화 내용(음성 파일)을 제외한 통신 이력(통화일시, 통화유형 등)에 대한 자료를 말한다.

제3조(설치근거)

행정전화 녹취시스템의 설치근거는 다음과 같다.

1. 1「개인정보 보호법」제15조제1항 및 제30조제1항
2. 2「민원처리법 시행령」제4조제1항
3. 3「대구광역시 서구 악성민원에 대한 공무원 등의 보호 및 지원에 관한 조례」제8조제1항
4. 4「표준 개인정보 보호지침」 제60조제2항

제4조(적용범위)

이 지침은 녹취시스템을 사용하는 서구 본청과 그 소속 행정기관, 의회사무국 등에 적용한다.

제5조(관리자 및 담당자 지정)

행정전화의 녹취정보 및 통화내역을 보호하고, 이와 관련된 민원을 처리하기 위한 시스템 책임자 및 관리자를 다음과 같이 지정한다.

제6조(처리 및 보관기관)

녹취정보와 통화내역을 다음과 같이 처리 및 보관한다.

1. 1녹취가 필요한 경우, 녹취 사실을 상대방에게 사전 고지하여야 한다.
2. 2녹취정보의 보관 기간은 녹취일로부터 1년으로 하며, 보관 기간이 경과한 녹취정보는 복구 불가능한 방법으로 파기한다.
3. 3통화내역의 보관 기간은 통화일로부터 1년으로 하며, 보관 기간이 경과한 통화내역은 복구 불가능한 방법으로 파기한다.

제7조(녹취정보 및 통화내역 열람·제공)

1. 1당사자 간 녹취정보 및 통화내역은 목적 외의 용도로 활용되거나 타인에게 열람 및 제공하지 않는다. 다만, 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우는 예외로 한다.
   1. 1당사자로부터 별도의 동의를 받은 경우
   2. 2당사자에게 열람·제공되는 경우
   3. 3다른 법률에 특별한 규정이 있는 경우
   4. 4범죄의 수사와 공소의 제기 및 유지를 위해 필요한 경우
   5. 5법원의 재판업무 수행을 위하여 필요한 경우
   6. 6그 밖의 긴급한 재난상황 등 공익목적으로 필요한 경우
2. 2제1항의 각 호에 해당하는 녹취정보를 열람하거나 제공받고자 하는 경우, [별지 제1호 서식]을 작성하여 관리부서의 장에게 신청하여야 한다.
3. 3제1항의 각 호에 해당하는 통화내역을 열람하거나 제공받고자 하는 경우, [별지 제5호 서식]을 작성하여 관리부서의 장에게 신청하여야 한다
4. 4관리부서는 녹취정보의 제공 시 [별지 제2호 서식]에 따라 녹취정보 제공 사실확인서를 작성하여 보관한다.
5. 5녹취정보를 제공 받은 자는 당초 요구한 목적을 달성한 경우 즉시 파기하여야 하며, 녹취정보를 제공받은 날로부터 30일 이내에 그 결과를 [별지 제3호 서식]에 따라 관리부서에 회신하여야 한다.
6. 6관리부서는 녹취정보 열람·제공 관리대장을 [별지 제4호 서식]에 따라 보관하여 관리한다.
7. 7관리부서는 통화내역 열람·제공 관리대장을 [별지 제6호 서식]에 따라 보관하여 관리한다.
8. 8녹취정보 및 통화내역 열람·제공 관리대장의 보관기간은 1년으로 한다.

제8조(녹취시스템의 안정성 확보 조치)

1. 1녹취시스템은 제한구역으로 지정된 공간에서 관리해야 하며, 지정된 공간은 출입자 관리대장을 비치하고 관리한다.
2. 2녹취정보는 녹취시스템에 암호화하여 저장하며, 시스템의 안전성 확보를 위하여 최소한의 인원으로 접근 권한을 제한하도록 한다.
3. 3녹취정보가 누출되지 않도록 녹취시스템의 자체 보안대책을 수립하여 물리적·기술적·관리적 보호 조치를 마련한다.

제9조(방침 변경에 관한 사항)

이 지침은 법령 및 정책 또는 보안 기술의 변경에 따라 내용이 추가, 삭제 및 수정될 수 있으며, 변경사항은 홈페이지(또는 게시판)를 통해 공지한다.